lu.se

LTH:s Medarbetarwebb

LUNDS TEKNISKA HÖGSKOLA

Denna sida på svenska This page in English

Rutiner

Rutin för energianvändning

RUTIN

Dokument ID

Rutin för energianvändning

RfE_160315_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att energianvändningen beaktas i alla beslut rörande LTH Kansli och det dagliga förfarandet.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar LTH Kansli.

3. Ansvar

Kanslichef ansvarar för resenärers tjänsteresor, ansvar kan delegeras.

Kanslichef ansvarar för att följa upp miljömål och statistik samt rapportering av denna.

Alla anställda vid LTH Kansli ansvarar för att följa de riktlinjer och rutiner som finns gällande energianvändning.

4. Genomförande

Varje anställd har ansvar för en sparsam energianvändning så att miljöpåverkan minimeras.

5. Dokumentation

Riktlinje för LTH:s energianvändning. Se www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/policy_miljomal_handlingsplan_layoutade_2015-03-30.pdf

Uppföljning av energianvändning sker varje år och ska rapporteras till miljöavdelningen senast den 31 januari varje år.

Miljögruppen ansvarar för att rapportera

·         Total energianvändning kWh/år
Energianvändning kWh värme, el respektive kyla/år

Totala kgCO2 utsläpp/år
Andel förnybar energi av total verksamhetsel
Andel förnybar energi av total värme

Kanslichef ansvarar för att sammanställa informationen (kan delegeras)

6. Bilagor

Eventuella bilagor.

7. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-15

Ny rutin

Gunilla Wiberg

Rutin för avfallshantering

RUTIN

Dokument ID

Avfallshantering

RfA_160314_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur hantering av avfall som uppkommer på LTH kansli ska genomföras, enligt gällande regler och lagkrav.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar LTH kansli.

3. Definitioner

Definitioner för avfall är desamma som finns i Avfallsförordningen.

4. Ansvar

Samtliga anställda på LTH kansli ansvar för att hantera avfall enligt fastställda rutiner och enligt lagkrav.

5. Genomförande

LTH kansli ska så långt det är möjligt minimera avfall  i verksamheten. Avfallshierarkin ska vara vägledande d v s, vi ska förebygga att avfall uppkommer genom att arbeta enligt följande ordning:

·         Minimera att avfall uppkommer

·         Återanvända material, utrustning, möbler etc.

·         Återvinna material genom källsortering

·         Återvinna energi genom förbränning av hushållssopor

Avfallshantering på LTH kansli ska ske enligt de lagkrav som LTH kansli omfattas av.

Följande avfall förekommer på LTH kansli och ska hanteras enligt gällande lagkrav och LTH:s rutiner.

Typer av avfall

Exempel

Hushållsavfall

Matrester, kuvert, post-it, servetter m.m.

Grovsopor

Trasiga möbler, trä, frigolit,  m.m.

Avfall till källsortering

Papper, kartong, well-papp, glas, metall, plast.

Farligt avfall

Kemikalier, batterier, lysrör, glödlampor, lågenergilampor, oljor, elektronik, kylskåp, frysar m.m.

Specifikt verksamhetsavfall

För viss verksamhet kan speciellt avfall uppkomma och detta ska hanteras av skolan där avfallet uppstår. Skolan ansvarar för hantering och att förvaring och hämtning sker enligt lagkrav.

Byggavfall

Avfall från byggprojekt får ej lämnas i soprum, särskild hantering krävs.

6. Dokumentation

Miljögruppen sammanställer årsvis uppkomna avfallsmängder utifrån den statistik som finns tillgänglig.

Mängder över ivägskickat farligt avfall ska antecknas och arkiveras där detta uppkommer, enligt lagkrav. Statistik sammanställs årsvis av Miljögruppen.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-14

Ny rutin

Gunilla Wiberg

 

 

Rutin för inköp och upphandling

RUTIN

Dokument ID

Inköp och upphandling

RfIoU_160315_01

Fastställd av

Fastställt datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur miljökrav ska ställas, utvärderas och följas upp vid inköp av varor och tjänster på LTH Kansli.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar alla former av inköp, detta inkluderar upphandlingar, direktupphandlingar liksom inköp/avrop via ramavtal.

3. Ansvar

Kanslichef ansvarar för planering, genomförande, uppföljning och dokumentation av upphandlingar. Kanslichef ansvarar vidare för att miljökrav ställs i alla upphandlingar där miljökrav är relevanta samt uppföljning av att upphandlade produkter uppfyller miljökraven.

Kanslichefen ansvarar för att tillsammans med Miljögruppen formulera nya miljökrav.

Kanslichef ansvarar för att rutiner för upphandling följs och att miljökrav ställs där så är relevant.

Berörda inköpare och medarbetare ansvarar för att följa gällande rutiner vid upphandlingar och inköp.

4. Genomförande

Inköps- och upphandlingspolicy för LTH Kansli samt rutiner för hur inköp och upphandlingar ska följas, se Medarbetarwebben (Inköp och upphandling) på LU:s webb.

Miljökrav ska ställas i alla upphandlingar där detta bedömts som relevant.

Miljökrav formuleras löpande.

Upprättande av miljökrav görs i samarbete mellan Kanslichef och Miljögrupp.

Upphandling
En gång per år (normalt sett i januari) går miljösamordnare och Kanslichef igenom och bedömer alla upphandlingar som ska genomföras för året och beslutar i vilka upphandlingar miljökrav bör ställas och om nya krav behöver tas fram samt hur detta ska göras.

Direktupphandlingar
Inköpsansvarig eller annan medarbetare som genomför direktupphandlingar ansvarar för att denna rutin följs och för att miljökrav ställs.

Avrop från ramavtal
Vid avrop ska man alltid beakta ifall LTH kanslis miljökrav kan ställas och produkter som lever upp till miljökrav bör väljas. Vid förnyad konkurrensutsättning bör miljökrav ställas om avtalet ger möjlighet till detta.

5. Dokumentation

Uppföljning
Upphandlingschef ska varje år sammanställa och rapportera statistik om miljökrav i upphandlingar till Miljögrupp. Senast 31 januari skall detta göras för föregående år.

Punkt 1 och 2 rapporteras i ett sammanställt dokument till Miljögrupp, punkt tre diskuteras gemensamt och Miljögrupp ansvarar för att sammanställa informationen. [1]

1.       Andel registrerade anskaffningar (upphandling och inköp) där miljökrav ställts av det totala antalet registrerade anskaffningar per år (anges i procent).

2.       Ekonomiskt värde av registrerade anskaffningar med miljökrav av det totala värdet av registrerade anskaffningar per år.

3.       Beskrivning av insamlat resultat:
a) Beskriv vad som har påverkat resultatet i positiv eller negativ riktning, t.ex. organisationsförändringar, trender, nya uppdrag.
b) Beskriv eventuella problem och luckor i materialet samt hur och när myndigheten planerar att åtgärda dessa. Hur är uppgifterna framtagna (om detta skiljer sig mellan uppföljningsmåtten, ange vad som gäller för respektive mått)?

6. Bilagor

Inga bilagor

7. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-15

Ny rutin

Gunilla Wiberg

Rutin för miljöanpassade möten och resor

RUTIN

Dokument ID

Rutin för miljöanpassade möten och resor

RfMoR_160315_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att miljöhänsyn beaktas i alla tjänsteresor i enlighet med riktlinje och anvisning för LU:s möten och resor.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar alla resor, inrikes och utrikes, som genomförs av anställda och icke-anställda på uppdrag av LTH Kansli.

Anställdas resor till och från arbetet omfattas inte av denna rutin, såvida resan inte utgör en del av en tjänsteresa. Emellertid uppmuntras anställda att genomföra resor till och från arbetet på ett miljöanpassat och hälsofrämjande sätt.

3. Ansvar

Via Egencia har avtal med LU och därigenom övergripande ansvar för resor och reseleverantörer samt statistik från dessa. 

Kanslichef ansvarar för resenärers tjänsteresor, ansvar kan delegeras.

Kanslichef ansvarar för att följa upp miljömål och statistik samt rapportering av denna.

Alla anställda vid LTH Kansli ansvarar för att följa de riktlinjer och rutiner som finns gällande tjänsteresor.

4. Genomförande

Varje resenär har ansvar för att möten och resor planeras och genomförs så att miljöpåverkan minimeras. Miljöaspekter ska vägas in i alla beslut så som vid val av transportmedel och boende, detta görs på följande sätt:

·         Behovet av att resa skall alltid utvärderas, och i så stor uträckning som möjligt ska resor ersättas av resefria alternativ så som webb-, video eller telefonkonferenser.

·         För resor med bra tågförbindelser ska tåg väljas i första hand

·         För resor under 70 mil ska tåg alltid väljas, t.ex. Lund-Stockholm

·         Flygresor under 70 mil kräver särskilda skäl för att godkännas (särskilda skäl kan vara tid på sträckor med sämre eller inga tågförbindelser).

·         Lokala resor skall i första hand ske med kollektivtrafik eller cykel- resp. gång-tur.

·         Taxi och hyrbil ska användas sparsamt och vid beställningen ska miljöbil väljas.

·         Samåkning skall ske när det är möjligt.

·         Vid planering av möten och konferenser skall mötestider planeras med hänsyn till deltagare som åker tåg eller kollektivt.

Alla bokningar av resor ska göras via avtalad resebyrå, om resan ej är bokningsbar via resebyrån ska den bokas genom annan avtalad leverantör.

5. Dokumentation

Riktlinje för LTH:s möten och resor. Se resepolicy www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/resa-i-tjansten

Uppföljning av tjänsteresor sker varje år och ska rapporteras till miljögruppen senast den 31 januari varje år.

Via Egencia ansvarar för rapportera till Naturvårdsverket antal resor samt om möjligt CO2 utsläpp från;

·         Flygresor

·         Tågresor

·         Taxiresor

·         Resor med hyrbilar

·         Bussresor

Camilla Nilsson ansvarar för att rapportera

·         Bilresor i tjänsten med egen bil

 

·         Kanslichef ansvarar för att sammanställa informationen (kan delegeras)

6. Bilagor

Eventuella bilagor.

7. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-15

Ny rutin

Gunilla Wiberg

Rutin för miljöhänsyn gällande förbrukningsartiklar och råvaror

RUTIN

Dokument ID

Rutin för miljöhänsyn vid användandet av engångsartiklar och råvaror

RfFoR_160315_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Jan-Åke Nilsson

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att säkerställa att miljöhänsyn beaktas när det gäller användandet av engångsartiklar och pappersförbrukning.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar all kanslipersonal och utrymmen där kanslipersonal vistas och/eller har ansvar för.

Det omfattar inte restaurang och kafé verksamheternas utrymmen. Dock jobbar vi med att påverka dessa verksamheter till att frivilligt följa samma miljömål.

3. Ansvar

Inköpsansvarig har ansvaret för att tillse att engångsartiklar köps in endast i undantags fall.

Datordriftansvarig har ansvaret för skrivare och kopiatorer.

Ovan ansvar kan delegeras inom avdelningen.

Alla anställda vid LTH Kansli ansvarar för att följa de riktlinjer och rutiner som finns för att minimera användandet av engångsmaterial, samt att minimera användandet av kopierings papper.

Kanslichef ansvarar för att följa upp miljömål och statistik samt rapportering av denna.

4. Genomförande

Varje anställd har ansvar för att tillse att miljöpåverkan minimeras. Miljöaspekter ska vägas in i alla beslut, som vid inköp av engångsmaterial och vid installation av skrivare och kopiatorer se till så att maskinerna är inställda på ett sätt som minimerar pappersförbrukningen och energiförbrukningen.

Tillgodo hålla miljövänliga alternativ istället för engångsartiklar.

Vid cateringleveranser avstå från engångsartiklar om möjligt.

Tillse så att rätt inställningar för maximalt utnyttjade av papper i skrivare och kopiatorer är gjorda.

Införa ”Print on demand”

5. Dokumentation

Uppföljning sker varje år och ska rapporteras till miljögruppen senast den 31 januari varje år.

        Datordriftgruppen ansvarar för att rapportera pappersförbrukning

Kanslichef ansvarar för att sammanställa informationen (kan delegeras)

6. Bilagor

Eventuella bilagor.

7. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-15

Ny rutin

Jan-Åke Nilsson

Rutin för lagändringar

RUTIN

Dokument ID

Uppföljning av lagar

RfLag_160314_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är följa upp och kontrollera lagändringar.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar LTH kanslis verksamhet.

3. Ansvar

Kanslichef ansvarar för att lagändringar följs upp.

Miljögruppen ansvarar för att lagändringar kontrolleras och att rutiner uppdateras.

4. Genomförande

Miljögrupp och kanslichef träffas en gång per år och går igenom samtliga lagändringar.

 

5. Dokumentation

Ändringsdokument finns att tillgå i LU-box och via ett nyhetsbrev från LU:s Miljöavdelning.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-14

Ny rutin

Gunilla Wiberg

Rutin för uppföljning av rutiner

RUTIN

Dokument ID

Uppföljning av rutiner

RfUaR_160314_01

Fastställd av

Fastställd datum

Kanslichef

2016-04-08

Skapad av

Gällande från

Gunilla Wiberg

2016-04-28

Dokumentansvarig

Version

Miljögruppen

01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är följa upp och kontrollera så att rutinerna är aktuella och följs.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar kanslichef och miljögrupp.

3. Ansvar

Kanslichef ansvarar för att rutinerna följs upp.

4. Genomförande

Miljögrupp och kanslichef träffas en gång per år (slutet av januari) och går igenom samtliga rutiner.

 

5. Dokumentation

Ingen dokumentation.

7. Bilagor

Inga bilagor.

8. Ändringslogg

Fastställd version

Dokumentdatum

Ändring

Namn

01

2016-03-14

Ny rutin

Gunilla Wiberg