Under projektet

Under projektets gång är det viktigt att arbeta strukturerat med data, det kan underlätta både projektarbetet samt inför arkivering och ett eventuellt tillgängliggörande.

Beständiga filformat

Filer bör sparas i beständiga format som gör det enkelt att både kunna utläsa vad du gjort med datan och återanvända den. Filer som skapas eller sparas i format som genereras av specifika programvaror kan ibland bara öppnas/användas av just de programmen. Det förkortar och begränsar användningen av data och annat forskningsmaterial.

Läs mer om filformat för långtidslagring på webbplatsen för Svensk nationell datatjänst

Läs mer hur du organiserar data på webbplatsen för Svensk nationell datatjänst

Hos Riksarkivet finns mer information om formatval vid arkivering

Mer information om filformat och standarder finns hos Digital Preservation Coalition

Informationssäkerhet

Tänk över eventuella konsekvenser av informationssäkerhet. Informationssäkerhet är ett komplext och viktigt ämne. Informationssäkerhetsfrågor kan avse digitalt bevarande, systemsäkerhet och exponering för externa/interna hot. Även insamlingssäkerhet såsom skydd av innehåll från förlust/förändring, säker tillgång till materialet, lagringsprocesser samt juridiska och reglerande aspekter såsom GDPR-frågor med personlig eller konfidentiell information i det digitala materialet.

Organisera data

Strukturera dina data för att lättare kunna hitta och använda dem, under och efter projektet. Ett väl organiserat material kan spara mycket tid och möda under projektets gång. För att vara välorganiserat behöver det inte vara avancerat, det går förstås bra att använda enklare lösningar. Se vidare för olika sätt att tänka inför projektstarten.

Mappstruktur och filnamn

Ge dina filer namn enligt en struktur som är intuitiv och/eller väl beskriven och som gärna får utgöras av uppgifter om tid, plats eller annat som är relevant för materialet. Tänk på samma sätt när du organiserar filerna i mappar så att du enkelt vet vad de innehåller utan att behöva öppna dem. Det är också bra att fundera ut ett enkelt sätt att hålla koll på olika versioner av dina filer.

Metadata

Beskriv dina data på ett strukturerat sätt. Det kan vara en read me-fil, en beskrivning kopplad till dokument etc. När du laddar upp filer i ett arkiv eller i en liknande tjänst, beskriver du i ett formulär vad de innehåller. Detta genererar metadata som förklarar vad datamängden omfattar, hur den skapats och hur den analyserats. Metadata behövs också för maskinell hantering av data, för att återfinna och kunna återanvända information och uppgifter.

Versionering och säkerhetskopiering

Ett sätt att hålla koll på förändringar är att skapa tydliga versioner av datafiler. Alla relevanta filer bör också säkerhetskopieras regelbundet. Detta är särskilt viktigt när det gäller datafiler som är under uppbyggnad, för att förhindra att data går förlorade eller behöver matas in på nytt. Ta reda på vad som gäller för datamiljöer inom din institution och se vilket stöd du har för säkerhetskopiering och lagring av data. Tänk även på förvara säkerhetskopior av data på annan plats, i händelse av en nödsituation eller katastrof.

En viktig anledning till versionering är proveniens (dokumentationen av ett dataobjekts ursprung och historia). Om du redogör för vad som har gjorts med materialet och någon senare ifrågasätter projektets slutsatser och data kan du påvisa versioneringen och gå tillbaka och visa hur allt har gått till.

Mer information om att dokumentera data finns hos UK Data Service

Page Manager: webbredaktion@kansli.lth.se | 2020-11-12